Treffpunkt Angestellte – Thema: Kommunikation im Arbeitsfeld
Am 20. Juni 2023 erläuterte die Referentin Ute Steinhoff - selbst Physiotherapeutin mit einer Zusatzqualifikation in Kommunikationspsychologie - Methoden für eine gelungene und überzeugende Argumentation zur Vorbereitung auf heikle Gespräche mit den Vorgesetzten. Spannend war bereits ihr Einstieg, bei dem sie davon sprach, dass sie als angestellte Physiotherapeutin, als freie Mitarbeiterin und als Praxisinhaberin gearbeitet hat, also alle Seiten des "Verhandlungstisches" kennt.
Moderiert wurde die Veranstaltung von Michaela Yüksel (Beirätin im Landesverband Hessen/Rheinland-Pfalz/Saarland) und Miriam Schwarzlmüller (Schatzmeisterin im Landesverband Bayern)
Drei Basis Komponenten
Wer etwas will, muss genau wissen, was. Klingt logisch, ist in der Umsetzung aber oft nicht ganz so einfach. Daher ist "Farbe bekennen", was will ich wirklich in diesem Gespräch, eine der Komponenten, die Ute Steinhoff für unabdingbar hält. Daneben erwartet sie von einem guten Gespräch, dass derjenige Kollege oder diejenige Kollegin, die das Gespräch sucht, sich für das Gegenüber interessiert und aktiv zuhört. Die dritte Forderung ist, dass der oder die Angestellte, die um eine Unterredung bittet, diese auch leitet und strukturiert.
Vorbereitung
Ob ein Unternehmen, Firma oder Praxis Erfolg hat oder nicht, hängt entscheidend von den Führungskräften ab. Mitarbeitende kommen wegen des Jobs – und gehen wegen des Chefs oder der Chefin. Allerdings gibt es immer den Moment, wo die Mitarbeitenden das Gespräch suchen und eine Veränderung herbeiführen können. Doch bevor es zum Gespräch kommt, sollte sich der oder die Angestellte gut vorbereiten, mit innerer Ruhe an das Gespräch gehen und nie das eigene Anliegen aus den Augen verlieren.
Eisbergmodell
Ute Steinhoff erklärte anschaulich, dass eine solche Unterredung ein bisschen an einen Eisberg erinnert. Nur 10 bis 20 Prozent der Kommunikation findet auf der Sachebene statt und befasst sich mit sachlichen Themen wie Daten, Zahlen, Fakten. Der weit größere Teil, wie beim Eisberg eben auch, liegt verborgen auf der Beziehungsebene. Da spielen Ängste, Gefühle und Instinkte eine entscheidende Rolle. Kein Grund deswegen, das Gespräch nicht zu suchen, aber ein guter Tipp, sich vorher damit zu beschäftigen.
Willst du ein guter Gesprächspartner sein, schaue in dich selbst hinein
Wenn Vorgesetzte sich lieber hinter dicken Chefzimmertüren verschanzen und überwiegend per E-Mail kommunizieren statt von Angesicht zu Angesicht oder jegliches Feedback fehlen lassen, nicht-zuhören-können oder wollen, muss die Vorarbeit der Mitarbeitenden noch klarer ausfallen. Ute Steinhoff gab den Zuhörenden das Kommunikationsquadrat an die Hand, um ein Gespräch optimal vorzubereiten. Das Kommunikationsquadrat zeigt, dass jede Äußerung vier Ebenen enthält: den Sachinhalt, die Selbstkundgabe, den Beziehungshinweis und den Appell. Wenn zwei Personen kommunizieren, sind sie sich dieser vier Ebenen nicht unbedingt bewusst, doch sie sind automatischer Bestandteil jeder Äußerung.
Kleine Überlegungen – große Wirkung
Führungskräfte haben nicht nur Verfügungsgewalt, sondern auch Personalverantwortung. Das bedeutet, dass sie sich auch um private Probleme kümmern müssen, wenn diese auf das Betriebsklima wirken. Es liegt Ihnen etwas auf dem Herzen, Sie wollen schon lange darüber reden, aber wie anfangen? Ein hilfreicher Tipp von Ute Steinhoff, überlegen Sie sich, wo Sie sich unterhalten wollen - im Büro oder der Praxis oder lieber an einem neutralen Ort. Machen Sie sich vorher Gedanken, wie viel Zeit Sie dafür brauchen, damit sich das Gegenüber darauf einstellen kann. Laden Sie per Mail, per Zettel oder persönlich ein? Dann ist es gut, sich einen entspannten Moment auszusuchen, wo zumindest Zeit und Muße ist, eine kurze Vorabinformation zu geben, worum es in Ihrem Gespräch gehen soll.
Aktives Zuhören
Von Vorgesetzten erwarten wir es, dass sie aufmerksam und aktiv zuhören, Belange und Bedürfnisse kennenlernen wollen und auf uns eingehen. Doch um wieder zu unserer Gesprächsführung zu kommen: behandeln Sie andere so, wie Sie von ihnen behandelt werden wollen. In diesem Fall hören Sie Ihrem Gegenüber so zu, wie Sie sich wünschen, dass man Ihnen zuhört. "Spiegeln" Sie die Aussagen Ihres Gegenübers, das heißt, fassen Sie das Gesagte/Gehörte in Ihren Worten noch einmal zusammen, um sicher zu gehen, dass es zu keinen Missverständnissen kommt. Die absolute Königsdisziplin, die Ute Steinhoff darstellte, ist das "vertiefende Zusammenfassen", das über die Fakten auch noch die Gefühle zwischen den Zeilen thematisiert.
Wahrnehmen und Wertschätzen und – Planen
Das Gespräch ist geführt, vielleicht sind alle Beteiligten erleichtert und zufrieden, aber HALT, bevor die Beteiligten einfach so auseinander gehen, sollten sie laut Ute Steinhoff die gefundenen Lösungen am besten schriftlich in konkrete Schritte fassen, einen klaren Zeitplan festlegen und verbindlich den nächsten Gesprächstermin festlegen, um die Umsetzung zu kontrollieren.